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Hablando claro a los autónomos y pymes: ni la factura electrónica entra en vigor el 1-1-2026 ni VERIFACTU ni el código QR son obligatorios para todos

Por Javier Andrade Cabello

Resumen: La confusión sobre la supuesta entrada en vigor inminente de la obligación de facturación electrónica, generada por la Administración e interesadamente alentada por las empresas de software para ganar negocio, hace necesario un ejercicio de claridad y un mensaje de tranquilidad a los autónomos y pymes.

I.- Introducción

1.A.  En los últimos meses estamos asistiendo a un auténtico bombardeo de noticias, procedentes tanto desde la Agencia Tributaria (AEAT) como desde el ámbito privado –principalmente, empresas de software de gestión contable-, exhortando a los millones de autónomos y pymes de este país a realizar la urgente adaptación de sus sistemas de facturación para cumplir con nuevas obligaciones que, según afirman, entran en vigor a partir del 1-1-2026, bajo la amenaza de graves sanciones en caso de no hacerlo.

Enseguida veremos que no es así –o, por ser más precisos, que no es así inexorablemente y en todos los casos-, pero antes interesa poner brevemente en contexto el asunto e identificar el origen de tanta confusión:

1º) Buena parte de la culpa hay que atribuirla al Gobierno, porque desde 2021 ha venido desarrollando en paralelo dos proyectos normativos formalmente independientes pero que guardan evidente relación e incluso solapamientos y duplicidades:

= Por una parte, la obligación de los usuarios que utilicen sistemas o programas informáticos de facturación (SIF) de que tales sistemas o programas estén certificados y garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación que generen.

Esta obligación fue impuesta por la Ley 11/2021, de 9 de julio, que añadió una letra j) al Art. 29.2 y un nuevo Art. 201 bis, ambos de la Ley 58/2003, General Tributaria.

Este proyecto está culminado en cuando a su desarrollo normativo (Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, y Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre), y será exigible: (i) el 1-1-2026 para las empresas que sean personas jurídicas (sometidas al Impuesto sobre Sociedades), y (ii) el 1-7-2026 para los empresarios o profesionales que sean personas físicas y para las entidades sin personalidad jurídica –p.ej. comunidades de bienes- que realicen actividades económicas.

 = Y por otra parte, la obligación de factura electrónica para todas las facturas emitidas entre empresarios y profesionales (denominadas en el argot operaciones B2B –business to business-), es decir, para las que no son emitidas a consumidores finales.

Esta obligación fue impuesta por el Art. 12 de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, que dio nueva redacción al Art. 2 bis de la Ley 56/2007.

Este proyecto sin embargo no está culminado en la actualidad –y ni siquiera se sabe cuándo llegará a estarlo- como veremos a continuación.

Quizás inicialmente el Gobierno no fue consciente de los inconvenientes y solapamientos que iba a generar el desarrollo por separado y en paralelo de esos dos proyectos normativos, pero desde luego que a partir de cierto momento y tras recibir las advertencias de numerosas entidades públicas y privadas –p.ej. en los procesos de participación pública abiertos en la tramitación de dichas normativas-, el Gobierno no puede alegar ignorancia, por lo que el hecho de haber decidido continuar los dos proyectos por separado en vez de haberlos hecho confluir razonablemente para evitar solapamientos y duplicidades no puede sino calificarse como deliberado.

2º) No obstante, otra parte importante de la culpa de la confusión actual debe ser atribuida a las empresas de software de gestión contable, que han visto cómo el Gobierno les ponía en bandeja una oportunidad única de incrementar considerablemente su volumen de negocio –no solo inicialmente para actualizar o implementar ex novo los sistemas informáticos de facturación, sino sobre todo, para asegurar su mantenimiento anual de por vida-, e interesadamente están lanzando mensajes desde luego poco claros y en ocasiones casi apocalípticos para atemorizar a los autónomos y pymes, apremiándoles con los plazos y anunciando graves sanciones en caso de no adaptarse a tiempo, para intentar así asegurar la firma de nuevos contratos cuanto antes.

La cruz de dicha oportunidad de negocio para las empresas de software son, lógicamente, las nuevas cargas burocráticas y económicas impuestas a los autónomos y pymes, publicitadas incluso más allá de sus términos estrictamente obligatorios.

En todo caso, dejando de lado ahora por falta de espacio el relevante debate sobre si concurren realmente los requisitos de necesidad, idoneidad y proporcionalidad que justifiquen la imposición de tales medidas a los 3.600.000 autónomos y pymes de España, sí queremos dejar ya claro de entrada lo siguiente:

1º) La obligación de utilizar sistemas informáticos de facturación (SIF) adaptados y certificados (y la de incluir un código QR en las facturas emitidas) NO afecta a todos los autónomos y pymes, y TODOS ellos pueden escapar de esas nuevas obligaciones.

2º) La obligación de factura electrónica entre empresarios NO entra en vigor de forma inminente. De hecho, a día de la fecha no se conoce ni puede aún estimarse cuándo entrará en vigor, ni si afectará o no a todos los autónomos y pymes. 

II.- Nuevas obligaciones derivadas del uso de sistemas informáticos o electrónicos de facturación (SIF), erróneamente denominado VERIFACTU

Utilizaremos la denominación VERIFACTU para referirnos a estos sistemas y a estas nuevas obligaciones por haberse extendido dicha terminología en el uso habitual en el sector de la asesoría legal, fiscal y contable, si bien hablando con propiedad VERIFACTU no se identifica con todos los sistemas informáticos de facturación (SIF) sino solo con una parte, en concreto con aquellos que, voluntariamente, son utilizados para remitir a la Agencia Tributaria (AEAT), de forma automática e inmediata y por medios telemáticos, todos los registros de facturación generados por los SIF, conforme establecen los Arts. 15 y 16 del Real Decreto 1007/2023.

Las nuevas obligaciones derivadas del uso de sistemas informáticos o electrónicos de facturación (SIF) son básicamente dos:

  • Utilizar sistemas o programas de facturación que estén certificados y garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación que generen, y que permitan la remisión a la AEAT, de forma automática e inmediata y por medios telemáticos, todos los registros de facturación generados por los SIF; o alternativamente, utilizar la aplicación informática gratuita desarrollada por la AEAT (Art. 7 del Real Decreto 1007/2023).
  • Incluir un código QR en las facturas emitidas mediante dichos sistemas o programas de facturación (Art. 6.5 del Real Decreto 1619/2012).

Debe quedar claro, de entrada y frente a afirmaciones erróneas muy comunes, que la obligación de incluir ese código QR no va a afectar a las facturas emitidas por todos los empresarios y profesionales, sino solo a las facturas emitidas por empresarios que utilicen sistemas informáticos de facturación (SIF) que cumplan los requisitos que veremos a continuación.

  • TODOS los autónomos y pymes pueden escapar de todas las nuevas obligaciones derivadas del uso de sistemas informáticos o electrónicos de facturación (SIF).

En efecto, dichas obligaciones únicamente alcanzan (Art. 1 del Real Decreto 1007/2023) a los empresarios y profesionales, sean personas físicas o personas jurídicas o entes sin personalidad jurídica –p.ej. comunidades de bienes-, que cumplan TODOS los siguientes requisitos:

  • Utilicen un programa o sistema informático o electrónico para soportar los procesos de facturación (SIF).
  • Y, además, dicho SIF sea efectivamente “utilizado” para realizar las 3 siguientes acciones o tareas:

“a) Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.

b) Conservar la información de facturación, ya sea mediante su almacenamiento en el propio sistema informático de facturación o mediante su salida al exterior del mismo en un soporte físico de cualquier tipo y naturaleza o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación. 

c) Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se realice este proceso, pudiendo ser en el propio sistema informático de facturación o en otro sistema informático previa remisión de la información al mismo por cualquier vía directa o indirecta.”

Fácilmente se comprende que la clave se encuentra en el requisito de la letra c), que requiere que el programa o sistema informático de facturación, además de realizar la emisión de la factura y su conservación, sea efectivamente “utilizado” para una tercera acción o tarea: procesar la información de facturación para producir u obtener, con ella, otros resultados distintos de la propia facturación y derivados de la misma, tales como p.ej. la contabilización de las facturas. En definitiva, si el programa o sistema se utiliza exclusivamente para emitir las facturas y conservarlas, NO puede ser considerado un SIF y queda fuera de las nuevas obligaciones.

Además, es importante destacar que la norma requiere que el programa o sistema informático sea “utilizado” para realizar esas 3 acciones o tareas (incluso si solo se utiliza para una parte de la actividad económica, Art. 3.1 del Real Decreto 1007/2023), NO bastando para cumplir el requisito –y, por tanto, para quedar obligado por la nueva normativa- con que el programa o sistema informático tenga la mera potencialidad teórica de ser utilizado al efecto.

Por lo expuesto, TODOS los autónomos y pymes pueden escapar de todas las nuevas obligaciones relativas a VERIFACTU (incluida la obligación de incluir un código QR en las facturas), bastando con que facturen mediante cualquiera de las siguientes modalidades: 

  • En papel o talonarios de papel (bien en blanco, bien preimpreso con el membrete y datos del negocio), cumplimentando los datos de cada factura de forma manuscrita o con máquina de escribir, y archivando una copia o fotocopia en papel de cada factura emitida.
  • Mediante el uso de un programa informático procesador de texto – tipo Word-, cumplimentando los datos de cada factura en el ordenador, y luego imprimiendo la factura en papel (y archivando cada factura en un archivo informático en formato p.ej. .doc), pero siempre que la generación de la factura termine ahí (emisión + conservación), es decir, siempre que NO se utilice el programa procesador de texto para realizar otras tareas ni para interactuar con otros programas (como p.ej. un programa de contabilidad, remitiendo la factura a dicho otro programa y generando en este asientos contables).
  • Mediante el uso de un programa informático procesador de texto – tipo Word-, cumplimentando los datos de cada factura en el ordenador, y luego generando un archivo informático en formato ej. .pdf, que se puede archivar, imprimir o remitir al cliente vía correo electrónico, pero siempre que la generación de la factura termine ahí (emisión + conservación), es decir, siempre que NO se utilice el programa procesador de texto para realizar otras tareas ni para interactuar con otros programas (como p.ej. un programa de contabilidad, remitiendo la factura a dicho otro programa y generando en este asientos contables).
  • Mediante el uso de un programa informático de hoja de cálculo –tipo Excel-, cumplimentando los datos de cada factura en el ordenador, y luego imprimiendo la factura en papel (y archivando cada factura en un archivo informático en formato p.ej. .xls), pero siempre que la generación de la factura termine ahí (emisión + conservación), es decir, siempre que NO se utilice el programa de cálculo para realizar otras tareas ni para interactuar con otros programas (como p.ej. un programa de contabilidad, remitiendo la factura a dicho otro programa y generando en este asientos contables).
  • Mediante el uso de un programa informático de hoja de cálculo –tipo Excel-, cumplimentando los datos de cada factura en el ordenador, y luego generando un archivo informático en formato p.ej. pdf, que se puede archivar, imprimir o remitir al cliente vía correo electrónico, pero siempre que la generación de la factura termine ahí (emisión + conservación), es decir, siempre que NO se utilice el programa de cálculo para realizar otras tareas ni para interactuar con otros programas (como p.ej. un programa de contabilidad, remitiendo la factura a dicho otro programa y generando en este asientos contables).

Así lo ha tenido que reconocer la Dirección General de Tributos (DGT), p.ej. en sus consultas tributarias vinculantes (véanse p.ej. las consultas vinculantes V0058-25, de 3-2-2025 y V0073-25, de 3-3-2025), y de forma aún más clara en la información de Preguntas frecuentes sobre los SIF y Veri*Factu disponible en la web de la AEAT [1]

Adicionalmente, hay algunos autónomos y pymes a quienes no alcanzan estas nuevas obligaciones (incluso aunque utilicen sistemas informáticos de facturación para realizar efectivamente las 3 acciones o tareas más arriba indicadas). Son los siguientes:

  • Obligados tributarios NO obligados en general a emitir facturas por sus ventas o prestaciones de servicios (contribuyentes incluidos en los regímenes especiales de IVA de: (i) agricultura, ganadería y pesca; (ii) simplificado y (iii) recargo de equivalencia –cuando no tributen en el IRPF en régimen de estimación directa-). Por excepción, sí quedarán obligados respecto de las facturas que deban emitir (p.ej. a solicitud del cliente, venta de inmuebles …) siempre que para facturar utilicen efectivamente un SIF.
  • Obligados tributarios incluidos, obligatoria o voluntariamente, en el Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA (Arts. 3.3 y 4.3 del Real Decreto 1007/2023).
  • Obligados tributarios con domicilio fiscal en el País Vasco o Navarra (Art. 1.3, segundo párrafo, del Real Decreto 1007/2023).
  • Entidades totalmente exentas del Impuesto sobre Sociedades (Art. 3.1.a), segundo párrafo, del Real Decreto 1007/2023).
  • Entidades parcialmente exentas del Impuesto sobre Sociedades, salvo que generen rentas no exentas (Art. 3.1.a), tercer párrafo, del Real Decreto 1007/2023).
  • Empresarios o profesionales de aquellos sectores respecto de los que AEAT haya establecido la exclusión de estas nuevas obligaciones, por quedar justificado por las prácticas comerciales o administrativas del sector de que se trate, o con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades económicas (Art. 5 del Real Decreto 1007/2023).

III.- Nuevas obligaciones derivadas de la obligación de facturación electrónica

Por lo que se refiere a este segundo proyecto normativo, la situación resulta ser, si cabe, aún más confusa e ilógica y constituye una buena muestra del proceso general de degeneración en la calidad del proceso legislativo y de las normas.

En efecto, por sorprendente que pueda resultar, lo cierto y verdad es que la obligación de facturación electrónica para todas las facturas emitidas entre empresarios y profesionales (B2B –business to business-), fue impuesta por una norma legal que, a día de hoy NO ha entrado en vigor –y, por tanto, no produce ni puede producir ningún efecto jurídico-.

 Conforme a la Disposición final octava de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, su Art. 12 “La entrada en vigor del artículo 12” (que fue el que dio nueva redacción al Art. 2 bis de la Ley 56/2007 e impuso esta obligación de facturación electrónica) ”está supeditada a la obtención de la excepción comunitaria a los artículos 218 y 232 de la Directiva 2006/112/CE del Consejo, de 28 de noviembre de 2006, relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido”.

Y s.e.u.o. dicha excepción comunitaria no ha sido aún obtenida por España, sin que tampoco –pese a lo afirmado en algunos artículos- haya dejado directa y automáticamente de ser exigible por virtud de la reciente modificación de la Directiva 2006/112 aprobada por la Directiva 2025/516, de 11 de marzo (DOUE del 25-3-2025), ya que:

1º) La nueva redacción que el Art. 5, apartados 5), 9) y 20), de dicha Directiva 2025/516 aprueba en los Arts. 218, 232 y 273 de la Directiva 2006/112, NO es inmediata, sino que surtirá efecto a partir del 1 de julio de 2030.

 2º) Y los nuevos párrafos que el Art. 1, apartados 2) y 3), de dicha Directiva 2025/516 introduce en los Arts. 218 y 232 de la Directiva 2006/112, habilitando a los Estados miembros para establecer la obligación general de expedir facturas electrónicas por entregas de bienes o prestaciones de servicios realizadas en su territorio y sin sujeción al requisito de aceptación por el destinatario, aunque surten efecto a partir de la entrada en vigor de la Directiva 2025/216 (que tuvo lugar el 14-4-2025), en puridad constituyen una mera habilitación a los Estados miembros, por lo que aquellos que deseen ejercer dicha habilitación deberán aprobar una norma con rango de ley y dictada en materia de IVA –dado que la norma habilitante europea está dictada exclusivamente en materia de IVA- que realice la debida trasposición al ordenamiento jurídico interno y en la que el legislador español efectivamente haga uso del nuevo margen de actuación que los nuevos párrafos añadidos a los Arts. 218 y 232 de la Directiva 2006/112 permiten a los Estados miembros (decisión nacional que, además, en ningún caso podrá afectar a las operaciones establecidas en el Art. 262 de la Directiva 2006/112, es decir: las entregas intracomunitarias de bienes y algunas otras operaciones específicas).

Pero resulta que España NO ha aprobado una ley modificando la Ley española del IVA (Ley 37/1992, Art. 88.Dos) para introducir en materia de IVA la obligación general de facturación electrónica.

Pues bien, a pesar de que la norma legal que sustenta todo este proyecto normativo NO está en vigor –y, por tanto, no produce ni puede producir ningún efecto jurídico-, sin embargo el Gobierno ha puesto en marcha toda una serie de procedimientos ulteriores como la tramitación de un proyecto de Reglamento de facturación electrónica que están operando en el aire, sobre un vacío jurídico.

En todo caso, lo cierto y relevante es que el Reglamento de facturación electrónica NO ha sido aprobado aún y, por tanto, NO existe aún fecha prevista de entrada en vigor de las nuevas obligaciones de facturación electrónica. La última estimación disponible determina su entrada en vigor: (i) para empresarios y profesionales con facturación anual superior a 8 millones de euros, a los 12 meses de la fecha de aprobación de dicho Reglamento, lo que muy probablemente nos llevaría a una fecha no anterior al 1-1-2027; y (ii) para el resto de empresarios y profesionales, a los 24 meses de la fecha de aprobación de dicho Reglamento, lo que muy probablemente nos llevaría a una fecha no anterior al 1-1-2028.

Adicionalmente, cuando se apruebe el Reglamento de facturación electrónica, muy probablemente habrá algunos autónomos y pymes que también podrán escapar en todo o en parte de las nuevas.  Está previsto que sean los siguientes:

  • Obligados tributarios con domicilio fiscal en el País Vasco o
  • Quienes emitan TODAS sus facturas a consumidores finales (esta exclusión resulta de que la obligación de facturación electrónica se ha impuesto únicamente respecto de las facturas emitidas entre empresarios, denominadas en el argot operaciones B2B –business to business-).
  • Quienes emitan PARTE de sus facturas a consumidores finales, podrán al menos respecto de dichas facturas escapar de las nuevas obligaciones.
  • Quienes emitan TODAS sus facturas en formato simplificado (si finalmente se aprueba la exclusión prevista en el último borrador del Reglamento de facturación electrónica).
  • Quienes emitan PARTE de sus facturas en formato simplificado, podrán al menos respecto de dichas facturas escapar de las nuevas obligaciones (si finalmente se aprueba la exclusión prevista en el último borrador del Reglamento de facturación electrónica).
  • Empresarios o profesionales de aquellos sectores respecto que el Ministerio de Economía haya determinado mediante orden ministerial en atención al buen funcionamiento económico del sector concernido.

Javier Andrade Cabello

Abogado. Asesor fiscal

[i]  https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/preguntas-frecuentes/cuestiones-generales-ambitos-aplicacion.html?faqId=1087ce7ebcc06910VgnVCM100000dc381e0aRCRD