Sobre la importancia del expediente administrativo. Ahora, a propósito de la impugnación de derivaciones de responsabilidad

En este foro hemos insistido sobre la importancia que tienen los expedientes administrativos a la hora de abordar el planteamiento de defensa de un procedimiento, pues resulta crucial el análisis de los documentos que obran en él.

Ya escribimos en su día un post  tratando la cuestión, en relación con la posibilidad de que la Administración pudiese completar de manera espontánea dicho expediente^[1].

Nuestro compañero Francisco Serantes también ha abordado el tema en más de una ocasión, para recordar la necesidad de que obren en el expediente administrativo la totalidad de documentos que lo conforman, como podemos leer en su artículo “La importancia del expediente administrativo”^[2].

En estas líneas vamos a estudiar la cuestión relativa al expediente, en relación con las derivaciones de responsabilidad, a raíz de la reciente sentencia del Tribunal Supremo de 18 de marzo de 2026, número 332/2026, rec. 945/2024, ECLI:ES:TS:2026:1251.

En dicha sentencia, la cuestión con interés casacional objetivo consistió en:

“Determinar si, en atención a las facultades de impugnación del responsable reconocidas en el artículo 174.5, párrafo 1º, LGT , deben integrarse en el expediente de declaración de la responsabilidad tributaria todos los antecedentes de los procedimientos de comprobación que dieron lugar a las liquidaciones cuyas deudas se derivan y, en concreto, si el expediente administrativo remitido al órgano jurisdiccional debe contener todos los elementos materiales y formales que fundamentaron esta actuación, así como sobre quién han de pesar las consecuencias que derivan de la existencia de defectos en el expediente.”

Venimos defendiendo desde siempre que SÍ deben obrar en el expediente todos los documentos en los que se fundamente la derivación de responsabilidad.

Como ejemplo práctico sobre la importancia de que consten dichos antecedentes en el expediente, nos ha ocurrido que, al analizar las deudas que forman parte del alcance de la derivación hemos comprobado que las mismas traían causa de unos procedimientos caducados.

Efectivamente, se incluían en el alcance de la declaración de responsabilidad determinadas deudas que se habían generado en el seno de un procedimiento de comprobación limitada en sede del deudor principal cuya duración había superado los 6 meses. Por ello, al analizar las deudas, advertimos de dicho defecto y, en virtud de la potestad impugnadora concedida por el artículo 174.5 LGT, lo pusimos de manifiesto en sede del trámite de audiencia frente al acuerdo de declaración de responsabilidad.

En consecuencia, observado dicho defecto, se excluyeron -necesariamente- del alcance de la declaración de responsabilidad aquellas deudas que tenían su origen en procedimientos de comprobación de responsabilidad caducados.

De ahí la importancia de que obren en el expediente el conjunto de antecedentes de los procedimientos de comprobación que dieron lugar a las liquidaciones cuyas deudas se derivan, pues del análisis de los mismos se pueden advertir determinados defectos que hacen que dichas deudas deban excluirse del alcance. Si no obrasen dichos documentos, no podría determinarse el dies a quo a efectos del cómputo del plazo de 6 meses para la tramitación del procedimiento de comprobación limitada ni tampoco podría determinarse la fecha de finalización del mismo.

Pues bien, esta cuestión que venimos defendiendo desde siempre sobre la importancia de que el expediente administrativo nos sea remitido de forma completa, ahora, la ha ratificado el Alto Tribunal en la sentencia que venimos a comentar.

El Tribunal en el Fundamento de Derecho CUARTO se pronuncia sobre la necesidad de que obren en el expediente todos los antecedentes de los procedimientos de comprobación que dieron lugar a las liquidaciones cuyas deudas se derivan, en virtud de las posibilidades de impugnación plenas que tiene el responsable, de acuerdo con lo dispuesto en el art. 174.5 LGT.

En este sentido, hace referencia a su jurisprudencia más reciente, citando expresamente su sentencia nº 398/2018, de 13 de marzo, de la que emanan posteriores, como las de 17 de mayo de 2018 (recurso de casación nº 86/2016); 7 de noviembre de 2019 (recurso de casación nº 4234/2017); 3 de junio de 2020 (recurso nº 5020/2017); 7 de noviembre de 2022 (recurso nº 7939/2020) y 19 de enero de 2023 (recurso de casación nº 1693/2020), entre otras.

Así, señala la sentencia:

“(…) las posibilidades de impugnación plenas que tiene el responsable solo pueden desplegar sus efectos si quien ataca el acuerdo de derivación de responsabilidad tiene a su alcance los antecedentes que dieron lugar al presupuesto de hecho y a las liquidaciones relativas al deudor principal.

En efecto, el artículo 174.5 LGT solo puede tener plena efectividad si la Administración está obligada a suministrar al reclamante los expedientes de los que derivan, mediata o inmediatamente, las liquidaciones giradas al deudor principal.

Como declaró esta Sala en la sentencia de 3 de abril de 2018 (rec. cas. 427/2017) cit., la declaración solemne según la cual la ley otorga al responsable plenas facultades de impugnación (que no pueden limitarse por la sola circunstancia de ser el declarado responsable administrador de la sociedad) carecería de efecto alguno si el interesado no tuviera en su poder los documentos en los que se reflejan los datos y circunstancias que condujeron a la Administración a aprobar las liquidaciones correspondientes al deudor principal.”

Además, en relación con las consecuencias derivadas de la falta de inclusión de dichos documentos en el expediente, el Tribunal señala que la indefensión derivada de un expediente incompleto no es corregible o subsanable en sede judicial, con ocasión de la impugnación de la resolución del Tribunal Económico Administrativo. Las razones por las que alcanza esta conclusión son:

• La necesaria incorporación de los antecedentes es, un derecho del interesado y una correlativa obligación de la Administración, derecho que surge de modo directo del art. 24 de la CE.
• El recurrente tiene derecho a construir su impugnación sobre la base de la nulidad de la resolución recurrida derivada de no constar en el expediente administrativo los datos imprescindibles para efectuarla, vulnerando de este modo lo dispuesto en el artículo 174.5 de la Ley General Tributaria.
• Nada obliga a los demandantes a intentar que, en la vía judicial, se subsanen los errores (formales o materiales) en que habría incurrido la Administración en el camino que siguió para producir sus actos. Es una opción que deriva del carácter pleno de esta jurisdicción y de la posibilidad que nuestro sistema procesal otorga de obtener una completa cognición. Pero es también legítimo que el actor solo pretenda que la Administración actúe conforme a Derecho y que los órganos judiciales, sin analizar el fondo de las cuestiones suscitadas, declaren la nulidad de los actos de aquélla por infracciones determinantes de indefensión, con las consecuencias que legalmente lleven aparejadas decisiones de esa naturaleza.

Atendiendo a lo anterior, el Tribunal señala que las consecuencias de la existencia de defectos en el expediente deben pesar sobre la Administración:

“En efecto, es la Administración la que tiene la obligación, conforme al artículo 48 de la LJCA, de remitir el expediente administrativo "completo, foliado y, en su caso, autentificado, acompañado de un índice, asimismo autentificado, de los documentos que contenga", por lo que es ella la que, debiendo haber actuado conforme a Derecho, debe asumir las consecuencias de las infracciones determinantes de indefensión.

El hecho de no haber reclamado el recurrente el complemento del expediente al amparo del artículo 55 de la LJCA, no neutraliza el deber de la Administración de remitirlo completo y foliado, conforme al artículo 48 citado, pues la indefensión derivada de un expediente incompleto no es subsanable en sede judicial.

En definitiva, no es el responsable el que debe asumir tales consecuencias. Partiendo de la afirmación, ya referida, de que el recurrente tiene derecho a que la Administración le suministre los datos esenciales para construir su impugnación y fundamentarla, lo que implica contar con los procedimientos que fueron incoados al deudor principal y que dieron lugar a las liquidaciones que después son objeto de derivación, no puede hacerse recaer sobre aquel las consecuencias del incumplimiento de una obligación de la Administración.”

En conclusión, el Tribunal Supremo es claro a la hora de fijar su doctrina en relación con la remisión de expedientes administrativos incompletos en las impugnaciones de las derivaciones de responsabilidad:

• Deben integrarse en el expediente de declaración de responsabilidad tributaria los antecedentes de los procedimientos de comprobación que dieron lugar a las liquidaciones cuyas deudas se derivan, de forma que el expediente administrativo remitido al órgano jurisdiccional debe contener los elementos materiales y formales que fundamentaron esta actuación.

• El hecho de no haber reclamado el recurrente el complemento del expediente no neutraliza el deber de la Administración de remitirlo completo.

Esta sentencia viene a ratificar lo que veníamos alegando insaciablemente los defensores del procedimiento tributario. Acogemos con satisfacción esta sentencia, que aporta seguridad jurídica y garantiza el derecho de defensa de los contribuyentes. Un paso más hacia un sistema tributario más justo.

Aprovechando el análisis de esta sentencia, realizamos un apunte adicional. El siguiente aspecto que se debería abordar debería ser, necesariamente, el de los plazos impugnatorios en los que nos estamos moviendo en materia tributaria, pues la dilación de los procedimientos está llegando a límites insostenibles. Nótese en el caso enjuiciado por el Tribunal que estamos ante una Acuerdo de declaración de responsabilidad iniciado el 9 de diciembre de 2011. La sentencia de nuestro Alto Tribunal es del 18 de marzo de 2026, más de 14 años después de que se iniciase el procedimiento de declaración de responsabilidad. Resulta imprescindible repensarse el procedimiento, pues 14 años después ¿qué efectos prácticos puede tener esta victoria en el caso concreto?

Laura Campanon Galiana

Abogada y asesora Fiscal

_{^[1] https://www.politicafiscal.es/equipo/laura-campanon-galiana/sobre-la-importancia-de-los-expedientes-administrativo}

_{^[2] https://www.politicafiscal.es/equipo/francisco-r-serantes-pena/la-importancia-del-expediente-administrativo}